التقارير ولوحات المعلومات في Odoo: تحويل بيانات تخطيط موارد المؤسسات (ERP) إلى قرارات

كل مشروع Odoo أسلّمه تكون فيه التقارير مفعّلة من البداية: الجداول المحورية والرسوم البيانية ولوحات المعلومات، كلها جاهزة. أما ما يندر أن يأتي معها فهو أن يستخدمها أحد فعلاً. فقد فتحت قواعد بيانات بعد ثمانية عشر شهراً من الإطلاق الفعلي، فوجدت فيها عرضاً محورياً جيد الإعداد لم يلمسه أحد منذ أسبوع التدريب، بينما ما زال المالك يسأل عن هامش ربح الشهر الماضي عبر واتساب. ولم تكن الأدوات يوماً مكمن الخلل؛ فلم يحسم أحد من المسؤول عن كل رقم، ولم يُبنَ التقرير حول قرار يُراد اتخاذه، بل حول شاشة تُعرض.

وهذه مشكلة في تسلسل العمل لا في الأدوات. فالتقارير تُهيَّأ في الأسبوع الأخير من المشروع، بعدما يحوّل ضغط الإطلاق الفعلي الانتباه إلى سؤال «هل تُرحَّل الفاتورة على الوجه الصحيح؟» بدلاً من سؤال «هل يعبّر هذا الرقم عن الحقيقة؟». والتقرير الذي لا يحتاج أحد إلى أكثر من نقرة واحدة لفتحه هو التقرير الذي يُفتح فعلاً.

محرّك التقارير الذي يأتي مع Odoo أصلاً

قبل أن تلجأ إلى أي أداة خارجية، من المفيد أن تعرف ما هو متوافر لديك أصلاً، فمعظمه غير مستغَلّ، لا غير موجود. ومن المفيد أيضاً أن تعرف حجم ما هو على المحك: فحين حلّلت 140 وحدة مخصّصة في Odoo عبر 10 عمليات تطبيق في الإمارات، جاءت التقارير ولوحات المعلومات في المرتبة الثانية بين محاور التخصيص بعد المحاسبة نفسها، بنسبة 20% من الوحدات المخصّصة، وهذا هو الإنفاق الذي تغني عنه تحديداً مجموعة الأدوات الأصلية إذا أُحسن استخدامها.

عروض القائمة والجدول المحوري والرسم البياني

في Odoo عرضان صُمّما خصيصاً للتحليل. فبحسب وثائق Odoo للإصدار 19.0، يُجمِّع عرض الجدول المحوري (Pivot) بيانات سجلاتك ويفصّلها: تُجمَّع الصفوف والأعمدة بأزرار الإضافة (+) المجاورة للعناوين، ويُضاف مستوى تجميع ثانٍ للتعمّق أكثر، وبالنقر على اسم المقياس تُرتَّب البيانات بحسبه. ويقف إلى جواره عرض الرسم البياني (Graph) بثلاثة أنواع من المخططات: الشريطي لعرض «توزيع عدة فئات أو المقارنة بينها»، والخطي لعرض «السلاسل الزمنية المتغيرة والاتجاهات على مدى الزمن»، والدائري لعدد قليل من الفئات «حين تشكّل كلاً ذا معنى». ويعمل العرضان على أي قائمة تقريباً في Odoo، لا في المحاسبة وحدها، فتحقق مما تتيحه «عوامل التصفية» (Filters) و«تجميع حسب» (Group By) قبل أن تبني أي شيء مخصّص.

عوامل التصفية والتجميع والمفضّلات المحفوظة

الخطوة التي يتخطاها الناس هي حفظ ما أنجزوه. فشريط البحث في Odoo يتيح لك أن تُصفّي وتُجمِّع ثم تحفظ هذه التركيبة بعينها بوصفها مفضّلة (Favorite)، وأن تجعلها الإعداد الافتراضي الجديد للعرض، وأن تشاركها مع الفريق أو تُبقيها خاصة بك. وهذا أرخص إصلاح أطبّقه في كل مشروع تقريباً: فبدلاً من أن يعيد المدير بناء عوامل التصفية الثلاثة نفسها كل يوم اثنين، أحفظها مرة واحدة وأجعلها مشتركة، فتُفتح جاهزة لكل من لديه صلاحية الوصول. والتقرير الذي يُفتح بنقرة واحدة يُفتح، أما الذي يتطلب خمس نقرات فيُنسى.

المحاسبة التحليلية: العمود الفقري لتقارير الربحية

تجيب عروض القائمة والجدول المحوري عن سؤال «كم؟». أما سؤال «كم على هذه المهمة أو هذا الفرع أو هذا العميل؟» فنادراً ما تجيب عنه، وهذا السؤال الثاني هو الذي تدور حوله معظم تقارير الربحية التي أبنيها فعلاً. وبحسب وثائق Odoo، تتيح الحسابات التحليلية (Analytic Accounts) نظرة عامة على التكاليف والإيرادات، وتُجمَّع في خطط تحليلية (Analytic Plans) تمكّن الشركة من تتبّع التكاليف والإيرادات بحسب المشروع أو القسم. ثم يطبّق نموذج التوزيع (Distribution Model) الحساب التحليلي المناسب تلقائياً بناءً على قاعدة تضعها مرة واحدة، فلا يضطر المحاسب الذي يرحّل فاتورة مورّد إلى تذكّر المهمة التي تخصّها.

وهذا قرار يخص النسخة، لا مجرد خيار يُفعَّل: فالمحاسبة التحليلية جزء من تطبيق المحاسبة الكاملة (Full Accounting) في Odoo، وهو تطبيق تقصره مقارنة النسخ الصادرة عن Odoo نفسها على Enterprise دون Community. فإذا كانت الربحية بحسب المهمة أو الفرع أو المشروع تؤثر في طريقة إدارتك لعملك، فهذا عامل حقيقي في تحديد النسخة التي ستخصّص لها ميزانيتك.

حين تُوضع الوسوم على الوجه الصحيح عند نقطة الإدخال، يتوقف احتساب تكلفة المهمة عن كونه عملاً يدوياً يُنجز على جدول بيانات في آخر الشهر. وهذا هو العمود الفقري الذي يقوم عليه احتساب تكلفة المهام في شركات الهندسة والمقاولات وتقارير هامش الربح لكل شحنة لدى شركات الشحن، حيث يحتاج المدير إلى أن يعرف أي مهمة تخسر مالاً وهي ما زالت قيد التنفيذ، لا بعد ثلاثة أسابيع من الفوترة. وحين تكون الفروع كيانات قانونية منفصلة لا مجرد وسوم تحليلية داخل شركة واحدة، كأن تعمل منشأة في المنطقة الحرة جنباً إلى جنب مع أخرى في البر الرئيسي، فإن السؤال نفسه يتوقف عن كونه مسألة جدول محوري، ويصبح مسألة توحيد التقارير على مستوى مجموعة إماراتية متعدّدة الشركات.

لوحات المعلومات لكل دور وظيفي: المالك والمالية والعمليات

تغذّي العروض والوسوم التحليلية الأرقام، أما لوحات المعلومات فتحدّد من يرى أي جزء منها دون أن يحتاج إلى التنقيب. وبحسب وثائق Odoo، تُعدّ جداول بيانات Odoo (Spreadsheet) الأساس الذي تقوم عليه لوحات المعلومات المتاحة في تطبيق لوحات المعلومات (Dashboards): تبني جدول البيانات الأساسي ثم تحوّله إلى لوحة معلومات، ومنذ تلك اللحظة لا يمكن الوصول إليها إلا من تطبيق لوحات المعلومات. وتُبقي مصادر البيانات اللوحة حيّة، فلا تكون مجرد لقطة تعود إلى آخر مرة جرى فيها تعميمها بالبريد الإلكتروني.

أبني لوحة معلومات واحدة لكل دور وظيفي، لأن المالك والمراقب المالي ومدير العمليات لا يطرحون السؤال نفسه. ففي الإعدادات التي أنفّذها، تعرض لوحة المالك المركز النقدي وهامش الربح بحسب المهمة، وتعرض لوحة المالية الأرباح والخسائر وأعمار الذمم المدينة ورصيد ضريبة القيمة المضافة، وتعرض لوحة العمليات نسبة التسليم في الموعد ومعدل الاستغلال. وتُصدَّر تقارير المحاسبة في Odoo بالفعل بصيغة PDF أو XLSX مع المقارنة بين الفترات، ولهذا تحتاج لوحة المالية إلى بناء مخصّص أقل مما يظنه الناس.

وثمة تحفّظ واحد يحسن ذكره هنا، إلى جوار هذا المخطط: فتطبيق لوحات المعلومات (Dashboards) مبني على جداول بيانات Odoo (Spreadsheet)، وهي موثّقة بوصفها جزءاً من المستندات (Documents)، أحد التطبيقات التي تقصرها مقارنة النسخ الصادرة عن Odoo على Enterprise، إلى جانب الرواتب (Payroll) والتوقيع الإلكتروني (Sign). فاحرص على إدراج ذلك في ميزانيتك إن كانت لوحات المعلومات الأصلية، لا الجداول المحورية والرسوم البيانية وحدها، ضمن خطتك.

سير العمل مع جداول البيانات والتصدير إلى Excel

ليس كل رقم بحاجة إلى لوحة معلومات؛ فأحياناً لا تريد المالية سوى الأرقام في ملف Excel بحلول يوم الجمعة. ويتيح Odoo ثلاثة مسارات للتصدير. فأي عرض قائمة يمكن تصديره بصيغة .xls أو .csv من قائمة «الإجراء» (Action)، ويصف Odoo صيغة .xls بأنها تضم «معلومات عن جميع أوراق العمل في الملف، بما يشمل المحتوى والتنسيق». وللعرض المحوري زر تنزيل خاص به يصدّر الجدول نفسه، بتجميعاته، بصيغة .xlsx. أما تقارير المحاسبة، ومنها الأرباح والخسائر والميزانية العمومية وأعمار الذمم المدينة، فتُصدَّر بصيغة PDF أو XLSX مع المقارنة بين الفترات مضمّنة فيها. وتصدير الأرباح والخسائر نفسه هو أيضاً نقطة البداية في احتساب ضريبة الشركات الإماراتية على نحو يمكن الدفاع عنه، ولهذا فإن الوسم التحليلي المشار إليه أعلاه تتجاوز قيمته شاشة التقرير بكثير.

ولا يحتاج أي منها إلى تطبيق جداول البيانات (Spreadsheet) المستقل، وهو التطبيق الذي يتيح لك إدراج جداول محورية وقوائم ورسوم بيانية حيّة داخل جدول بيانات تعمل عليه، وتطبيق صيغ حسابية تخص Odoo، ومشاركة الملف داخل الشركة أو خارجها. وهذا مفيد لإعداد ملف اجتماع مجلس الإدارة الذي يجمع بين بيانات Odoo وأرقام مصدرها خارج نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) لديك تماماً.

متى تلجأ إلى أداة ذكاء أعمال بدلاً من ذلك

تذهب التقارير الأصلية في Odoo بمعظم الشركات إلى أبعد مما يُتوقع. وفي تجربتي، لا يكون الدافع إلى أن أوصي باعتماد Power BI أو Tableau أو أداة مماثلة فوق Odoo هو الرغبة في «رسوم بيانية أجمل» أبداً، بل إحدى ثلاث حالات: أن تحتاج إلى دمج بيانات Odoo مع نظام لن يتصل به Odoo بصورة أصلية، كنظام نقطة بيع قديم أو بوابة مصرف إلكترونية خاصة به؛ أو أن تحتاج إلى الاحتفاظ بسجل تاريخي للاتجاهات يمتد سنوات ويبقى قابلاً للاستعلام بعد أن تخرج البيانات من الاستخدام اليومي في Odoo؛ أو أن تحتاج إلى لوحة معلومات لأشخاص لا ينبغي أن يكون لهم حساب دخول إلى Odoo أصلاً، كالمستثمرين الخارجيين أو مجلس الإدارة.

وخارج هذه الحالات الثلاث، أفضّل أن أنفق الميزانية على إحكام الوسم التحليلي وبناء لوحات معلومات جيدة بحسب الدور، بدلاً من دفع ثمن ترخيص أداة ذكاء أعمال لعرض بيانات موجودة أصلاً داخل Odoo ومجمّعة تجميعاً صحيحاً. وهذا يستحق أن يُطرح إلى جانب ما يحدّد فعلاً ميزانية تطبيق Odoo لديك، فطبقة ذكاء الأعمال مشروع منفصل له موصّله (Connector) وترخيصه وتكلفة صيانته.

تصميم مؤشرات الأداء الرئيسية التي يتصرّف الناس بناءً عليها

لا قيمة للأدوات إلا إذا غيّرت الأرقام ما يفعله أحدهم يوم الاثنين. وهذه بضع قواعد أتمسّك بها مع كل عميل:

• لكل مؤشر أداء رئيسي مالك واحد يُذكر اسمه. فإذا لم يكن عمل أحد متوقفاً على رقم ما، فلن يراجعه أحد، و«الفريق» ليس مالكاً.
• اربطه بإيقاع مراجعة دوري، لا بنقرة. فلوحة المعلومات التي لا تُفتح إلا حين يُسأل عنها في اجتماع ليست مؤشر أداء رئيسياً، بل لقطة شاشة تنتظر من يلتقطها.
• أرقام أقل وأكثر تحديداً خير من جدار من البطاقات. فثلاثة أرقام يستطيع المدير أن يردّدها عن ظهر قلب أفضل من خمسة عشر رقماً يضطر إلى البحث عنها.
• ابنه على ما يفعله الناس أصلاً. فالمؤشر الذي يحتاج إلى عادة جديدة تغذّيه يتلاشى خلال شهر. اربطه ببيانات تُدخَل بالفعل لأن المعاملة تتطلب ذلك.

وهذه القاعدة الأخيرة هي المقالة كلها في سطر واحد: تنجح التقارير حين تقوم على بيانات كان فريقك يُدخلها على أي حال، موسومة ومجمّعة على الوجه الصحيح، ويفتحها شخص يتوقف عمله عليها.

الأسئلة الشائعة

قراءات ذات صلة

أدلّة أخرى بقلمي: Odoo Community مقابل Enterprise: كيف تختار، وهو قرار اختيار النسخة الذي تتحدد به أدوات التقارير ولوحات المعلومات والمحاسبة التحليلية التي ستتاح لك؛ وما الذي يحدّد فعلاً تكلفة تطبيق Odoo في الإمارات، ويبيّن موضع نطاق التقارير وذكاء الأعمال ضمن ميزانية المشروع الأوسع؛ وتهيئة ضريبة القيمة المضافة في Odoo للإمارات: دليل عملي، وإقرار VAT201 فيه هو نفسه أحد التقارير التي تغذّيها أدوات هذه المقالة.