أبني الدورة المستندية للورشة داخل Odoo نفسه: بطاقة عمل واحدة ترافق المركبة من الفحص الرقمي، مروراً بعرض السعر المعتمد من العميل، وصولاً إلى تصريح الخروج عند التسليم، دون أن يُحسم شيء خارج السجل.

التحدّي

يستطيع تطبيقا الأسطول (Fleet) والمبيعات (Sales) في Odoo، بصيغتهما القياسية، تتبّع المركبة وتسعير العمل، غير أن أياً منهما لا يعرف كيف تُدار الورشة فعلاً: فليس فيهما بطاقة عمل تشمل جدولة مواقع الإصلاح وأسباب تعليق الأعمال، ولا فحص رقمي يحوّل فحص الفرامل غير المجتاز إلى بند مسعَّر في عرض السعر، ولا تصريح خروج يعتمد عليه رجل الأمن عند المخرج.

ولهذا تنتهي مجموعات خدمات السيارات في الإمارات إلى إدارة عملية الإصلاح الفعلية على الورق أو في جدول بيانات بجوار Odoo، ثم إعادة إدخال الإجماليات يدوياً من أجل الفوترة. وفي هذه الخطوة تحديداً تضيع بصمت استثناءات الضمان، وتقسيم التكلفة بين شركة التأمين والعميل وفق مبلغ التحمّل، وقطع الغيار المطلوبة بطلب خاص.

ما أبنيه في Odoo لهذا القطاع

الهدف أن يكون للورشة سجلّ واحد معتمد: يُدوَّن فيه كل ما يجري للمركبة، ويرجع إليه كل من يحتاج إلى الاطلاع عليه، من مستشار الخدمة والفني ومسؤول المخزن وشركة التأمين والعميل ورجل الأمن، فيعملون جميعاً على بطاقة العمل نفسها بدلاً من سجل ورقي موازٍ.

بطاقة عمل واحدة من الاستلام إلى التسليم

أمر إصلاح واحد، هو بطاقة العمل، يرافق المركبة عبر مراحلها كلها: من الاستلام، حيث تُسجَّل قراءة عدّاد المسافة ومستوى الوقود والأعطال التي أبلغ عنها العميل، ثم الفحص وعرض السعر والموافقة وتنفيذ العمل وفحص الجودة، وصولاً إلى الجاهزية للاستلام. وتُسجَّل كل مرحلة بتاريخها ووقتها وتُتابَع، ويُعلَّق العمل عند الحاجة بسبب انتظار قطع الغيار أو الموافقة أو ردّ العميل، أو بسبب وجوده لدى جهة خارجية، فلا يتعطّل أي عمل دون أن يظهر ذلك. وتتم جدولة مواقع الإصلاح في الورشة على تقويم ملوَّن بحسب نوعها: عامة، وضبط الزوايا، والسمكرة والدهان، والتكييف، والتشخيص. ويمكن تحويل الحجز الذي يتم عبر تطبيق المواعيد (Appointments) على الإنترنت إلى مسودة بطاقة عمل بنقرة واحدة، أما العمل الذي يحتاج إلى فني ميداني فيمكن إسناده بوصفه مهمة في تطبيق الخدمة الميدانية (Field Service)، بقائمة تحقق وسجل ساعات عمل خاصين بها على الهاتف المحمول. وبطاقة العمل هذه، من الاستلام إلى التسليم، هي نواة GarageBuddy، منتج إدارة الورش الذي بنيته لاحقاً انطلاقاً من سير العمل هذا.

فحص رقمي يتحوّل إلى بيع إضافي

يمرّ الفنيون بنداً بنداً على قائمة تحقق قابلة للتهيئة تشمل المحرك والفرامل ونظام التعليق والكهرباء والإطارات والسوائل والهيكل، ويحدّد الفني لكل بند حالته: «سليم» أو «يحتاج انتباهاً» أو «غير مجتاز»، مع صورة وملاحظة. وبإجراء واحد يُنقل إلى عرض السعر مباشرةً كل البنود التي حالتها «يحتاج انتباهاً» أو «غير مجتاز» ولها عملية موصى بها، لتظهر فيه بنود عمالة مسعَّرة. ويمكن كذلك حفظ صور الفحص نفسها تلقائياً في مكتبة المستندات، مرتبطةً بذلك العمل.

خدمة ذاتية للعميل: موافقة وتوقيع وتقييم

يطّلع العميل على أوامر الإصلاح الخاصة به من خلال بوابة العملاء، ويوافق على عرض السعر عبر الإنترنت بنقرة واحدة. وإذا اشترطت الورشة ذلك، يمكن توجيه عرض السعر إلى التوقيع الإلكتروني قبل السماح ببدء العمل، وبعد التسليم تسجّل البوابة نفسها تقييماً من 1 إلى 5 وملاحظات مكتوبة على ذلك العمل بعينه. ويمضي GarageBuddy بخطوة الموافقة نفسها إلى أبعد من ذلك، إذ يتيح الموافقات والمدفوعات عبر واتساب، فيعتمد العميل عرض السعر من هاتفه دون أن يفتح بوابة أصلاً.

منطق فوترة مبني لأعمال الضمان والتأمين

يمكن وسم أي بند من بنود القطع أو العمالة بأنه مشمول بالضمان، فيصبح مبلغه على العميل صفراً تلقائياً. وفي أعمال التأمين تُقسَّم الفاتورة إلى فاتورتين: تُصدَر إلى شركة التأمين فاتورة بقيمة العمل كاملةً مخصوماً منها مبلغ التحمّل، وتُصدَر إلى العميل فاتورة بمبلغ التحمّل وحده، وتُتابَع العربونات المحصّلة مقدماً مقابل رصيد مستحق يُحدَّث أولاً بأول. وهذا الانضباط في الفوترة هو نفسه ما يجعل GarageBuddy يتولى أيضاً الفوترة والفوترة الإلكترونية وفق متطلبات الهيئة الاتحادية للضرائب للورش التي تعمل عليه.

المستندات التي تحتاجها أرضية الورشة فعلاً

إلى جانب فاتورة العميل، يطبع النظام بطاقة عمل للفني خالية من الأسعار (قائمة الأعمال وخانة توقيع مراقبة الجودة فقط)، ونموذج طلب صرف قطع الغيار من المخزن، ونموذج مطالبة بالضمان يجمع في مستند واحد تاريخ انتهاء ضمان المركبة والتشخيص، وتصريح خروج يعرض قراءة عدّاد المسافة ومستوى الوقود عند الاستلام مقابل قراءتيهما عند التسليم، ليوقّع عليه العميل ومستشار الخدمة ورجل الأمن عند المخرج.

نظرة مباشرة على الورشة وعلى كل مركبة فيها

تعرض لوحة المتابعة الأعمال المفتوحة والمتأخرة، ومتوسط زمن دورة الإصلاح، والتوزيع بين قطع الغيار والعمالة، وأكثر العمليات تنفيذاً، وكلها مستمدة من بيانات أوامر الإصلاح الفعلية. وتُصعَّد الأعمال المتأخرة تلقائياً إلى مستشار الخدمة، وتُرسَل إلى العملاء تذكيرات بموعد الصيانة التالية قبل حلوله بمدة قابلة للتهيئة، وتحتفظ كل مركبة بسجل صيانتها الكامل، يُرجَع إليه عند التحقق من الضمان أو عند إعادة البيع.

تطبيقات Odoo المستخدمة

يُبنى هذا الحل من تطبيقات Odoo القياسية، بعد تهيئتها وربطها لتناسب أرضية الورشة، لا بنظام مخصّص يُضاف إلى جانبها من الخارج:

لماذا العمل معي

أنا محمد سلمان علي خان، استشاري Odoo تقني ووظيفي مقيم في دبي، ورئيس المشاريع في Techbot Information Technology LLC، وهي من شركاء Odoo في الإمارات. وسير العمل الموصوف أعلاه، من بطاقة العمل والفحص إلى الفوترة، هو نموذج لنظام أوامر الإصلاح الذي أبنيه مباشرةً داخل Odoo لمجموعات خدمات السيارات والمركبات، مدعوماً بخبرة تتجاوز 10 سنوات وأكثر من 100 عملية تطبيق لـ Odoo، وبشهادات Odoo المعتمدة على الإصدارات التالية:

Odoo v13
Odoo v14
Odoo v15
Odoo v16
Odoo v18
Odoo v19

قراءات ذات صلة

دليلان يستحقان القراءة إلى جانب هذه الصفحة: ما الذي يحدّد فعلاً تكلفة تطبيق Odoo في الإمارات، ويفيد في إعداد ميزانية لمشروع كهذا في ورشة؛ وOdoo Community مقابل Enterprise: كيف تختار، لأن النسخة التي تختارها هي التي تحدّد أيّ التطبيقات المذكورة أعلاه، ومنها الخدمة الميدانية (Field Service) والتوقيع الإلكتروني (Sign)، تتوافر لك بصورة أصلية.

هل تدير ورشة ما زالت تصارع Odoo بدلاً من أن تستفيد منه؟

أخبرني كيف تعمل بطاقات العمل والفحوصات وتصاريح الخروج لديك اليوم، وسأقدّم لك صورة صادقة ومحدّدة النطاق لما يتطلبه فعلاً بناء هذا الحل داخل نظام Odoo لديك، دون أي مقابل.

احصل على تقييم مجاني لأعمالك

Odoo للسيارات وخدمات المركبات